Eメールは今やビジネスコミュニケーションになくてはならないものとなりました。
Eメールは相手の都合関係なしに送信できるし、複数の人と同時にコミュニケーションが取れるうえ、添付ファイルも一緒に送ることができて非常に便利ですよね。
ですが、受け取る側からすると１日何十件も、時には何百件も業務メールを受信することになり、メールに目を通して返信するだけで何時間もかかってしまいます。
私は人事担当として勤務するうえで毎日膨大な数のメールを受け取っていますが、中には本文が冗長すぎて結局何を言いたいのかよくわからなかったり、本当に私宛に送っているのか？と首をかしげたくなるものもあります。
逆に自分がメールを書くときも、あれやこれやと伝えたいことを書いていたら思いのほか長くなってしまって、「読む人の迷惑にならないだろうか？」と不安になることもよくあります。
メールを送ってもなかなか返信がないと、「あの人はメールを読んでくれたんだろうか？」と不安になることもありますが、たいていそういう場合は送ったメールの書き方が悪く、受け取り側にとって何を、いつまでに、どうして欲しいのか？が不明確な場合ではないでしょうか。
社内で重要な立場にある人などは日々膨大な数のメールを受け取りますので、件名が不明瞭なメールや本文が長いメールは受信ボックスの中で返信されずに埋もれてしまうこともあり、返信率が悪くなる傾向にもあります。
つまり、メールの返信率をアップさせるには、可能な限り短い文で、かつ読む側にとって魅力的である必要があります。
今回は、Eメールの返信率を飛躍的にアップさせる、短くて、魅力的なメールを書くための５つのヒントをご紹介します。
5 Ways to Keep Your Emails Short and Sweet
字数制限を決めてしまう
メールの返信率をアップさせる一つ目の方法が「字数制限を決める」です。
伝えたいことをダラダラとメールに書いていると、ただメールが長くなってしまうだけ。
それを防ぐために、メールを書く前にまずはメールの長さを決めてしまうという方法です。
英語圏で行われたとある調査では、75-100単語で構成されたEメールが最も返信率が良いという結果が出ています。
日本語は文字数でカウントするのが一般的で、〇〇単語という概念がないので単純には比較できませんが、「メールの長さ」という意味では一つの指標になります。
英語で１００単語の文章とはこれくらいです。
Tokyo, officially Tokyo Metropolis, one of the 47 prefectures of Japan, has served as the Japanese capital since 1869. As of 2018, the Greater Tokyo Area ranked as the most populous metropolitan area in the world. The urban area houses the seat of the Emperor of Japan, of the Japanese government and of the National Diet. Tokyo forms part of the Kantō region on the southeastern side of Japan's main island, Honshu, and includes the Izu Islands and Ogasawara Islands. Tokyo was formerly named Edo when Shōgun Tokugawa Ieyasu made the city his headquarters in 1603.
出典：Wikipedia ”Tokyo”より
この文章、わずか５センテンスしかありません。
やはり短いメールのほうが返信率が良いのです。
この例のように、メールを打つ時に最初に「センテンスは5つまで」と決めてから書き始めると、簡潔に伝えたいことがビシッと詰まったメールが完成します。
田中様
お世話になっております。先月12日にお送りした書類ですが、ご確認いただいておりますでしょうか。念のため再送いたしますので、ご確認をお願いできますと幸いです。なお、大変お手数ですが手続き上5日までにご返信をお願いできますと幸いです。また、内容に相違ない場合でもご一報いただけますと助かります。
メールを編集する
メール返信率を上げる二つ目の方法が「メールの編集」です。
Eメールは便利ですが、一度送信してしまったら取り消すことができません。（最近では送ってすぐなら取り消し機能があるメーラーもあるみたいですが。）
逆に言うと、送信するまでは何度でも見返して編集することができるというメリットがあります。
そこでメールを送信する前にまずは書いたメールの内容を再度確認し、不要な言葉がないか、文法は合っているか等を徹底的に確認します。
その上で、メールを書いているご自身の立場は？メールを受け取った人に何をして欲しいのか？受け取った人が行動を起こす理由は何か？そして、いつまでに返信が欲しいのか？といった内容が網羅されているのかを確認すると、よりメールの目的が明確になるでしょう。
私はメールを書き終えた後には必ず一度内容を見直し、必要の無い文章は削除する様にしています。
定型の挨拶は削除
メール返信率をアップさせる3つ目の方法が、メールでよく使われる「お疲れ様です」や「よろしくお願いいたします」等の定型文を消してしまう方法です。
メールを送る相手にもよりますが、すでに関係性が出来ている人で、かつ失礼にあたらない人（例えば同僚）であれば、この様な言い回しは削除しましょう。
受け取り側もメールのポイントをより早く理解出来る様になり、この方がかえって受け取り側にとって思いやりがあるととらえられるかもしれません。
時候の挨拶など、知り合いからもらう業務連絡メールには全く不要とさえ思います。
私は主に社内向けのメールや、同じチームのメンバーへ送る際にはこの様な言い回しは全て省き、部下に対しても私宛のメールでは一切必要無い旨を伝えています。
メールの用件は一通につき一つ
四つ目は、「一つのゴールを決める」ことです。
Eメールでは、結果的には一つの何かを伝えたい、もしくは何か一つのことに対しての返事が欲しいことが多いため、その一つのゴールを目的にメールを作成する方法です。
そのゴールに関係ないことは一切言及しません。
どうしてもいくつかのことを同時に伝えたい場合は、用件を箇条書きにして、「このメールでは3つのことを伝えたいです」という書き手側の意志表示を明確にすると良いでしょう。
締めは感謝・ねぎらいの言葉
最後に、メールの最後を「感謝の気持ちで締めくくる」方法です。
人の気持ちがこもったメールや、感謝を伝えられたメールはより魅力的な文章となり、36％も返信率が上昇したという調査まであります。
たとえば最後に「お時間ありがとうございます」や「最後までお読みいただきまして感謝いたします」といった文言があるだけで受け取り側が返信をしなくてはと思わせるかもしれませんし、感謝されているのであれば返信をしておこうと私自身も感じます。
まとめ
ここまでEメール返信率をアップさせる5つの方法を紹介してきましたが、大前提は「Eメールは短いほうがいい」ということです。
ご紹介した方法は、どれも今日からでも取り入れることが出来るものばかりです。
最初は大変ですが、慣れてくるとサクサクと簡潔で要件がまとまったメールを書くことができるようになります。
メールの長さを短くするということは、メールを作成する時間を短くすることにも繋がり、ご自身の仕事をより効率化する効果もあります。
まずは、次に作成するメールからこの5つの方法を意識してはいかがでしょうか？？
