就職活動、転職活動の中で避けては通れないのが面接です。
面接の方法も近年では多様化しており、必ずしも企業へ出向いて対面で面接を行うというスタイルだけではなく、まずは電話やテレビ電話で面接を実施するケースも少なくありません。
企業によっては対面で面接を行う人事担当とは別の、中途採用を専門に扱う独自の採用担当者やリクルーターがいることも多く、そういう人たちとの面接は電話で行われることが多いです。
私が働く会社でも１次面接を電話で行うことも多く、１５分程度のミーティング形式で行っています。
そんな電話面接は、対面式の面接とは少し事情が異なるため、ここでは電話面接で注意したい5つのポイントをご紹介します。
なお、この記事はこちらの記事（英語）を参考に書いています。
5 Tips to Acing Your Phone Interview
しっかりとした準備をする
まず一つ目は、「しっかりとした準備」です。
何を当然のことを！という声も聞こえてきそうですが、電話面接の場合は事前の連絡もなく、いきなり電話がかかってくる場合があるため、いつでも対応できるようにしておく、という準備が必要になります。
面接を受ける側にとっての電話面接のメリットは、何かを見ながら話しが出来るという点です。
ということで、電話面接を受ける可能性がある場合は、ご自身の履歴書から、応募しているポジションの求人内容など、手元に必要な情報を準備しておくといいでしょう。
面接を受けている企業の情報や志望動機、求人内容とご自身がその求人で活かせるスキルや経験、ご自身の過去の経歴は電話面接でもよく聞かれる質問です。
事前に準備しておけば、突然電話面接が始まっても焦らずに自分のペースで受け答えをすることができます。
電話に適した環境を整える
二つ目のポイントは、「電話で話せる環境作り」です。
先ほども書きましたが、採用担当者は時に急に電話をしてくるケースがあり、「この度はご応募ありがとうございます。少しお時間よろしいでしょうか。」と言った具合に、電話面接がスタートします。
いきなり面接の電話が掛かってくることがあるという事情を知らないと、「あれ？書類の不備でもあったのかな？」と勘違いしてしまいますが、これも採用プロセスに含まれるれっきとした面接です。
電話がかかってきたときは、まずは電話で話せる状況なのかを判断しましょう。
周りはうるさくないか、面接の内容がしっかりと話せる状況か、上で紹介した「しっかりとした準備」が出来ており手元に書類があるか、などを判断し、もし最適ではないと感じた場合には一度電話を切り、場所と時間を改めます。
不利な状況で話すよりも、最適な状況で話す方がより自分自身をアピール出来るはずです。
電話を折り返す場合には、必ず会社名と担当者、そして電話番号を控えておき、周りの環境を整えた上で、15分以内に折り返しの電話をしましょう。
もし事前に「何月何日の何時から電話による面接を行います。」という連絡をもらっていたら、当然のことながら電話面接ができる最適の環境を整えておきます。
留守番電話の設定
三つ目は、「留守番電話の設定」です。
携帯電話やスマートフォンへ採用担当者から直接連絡が来ても出られない状況の場合には、社会人として恥ずかしくない留守番電話の設定をしておくと良いでしょう。
留守番電話の設定は自分で自由に変えられますが、設定によっては採用担当者に悪い印象を与えてしまうこともあり、社会人としてのマナーが問われます。
例えば、電話を呼び出している間に聞える「プルル」という呼び出し音。これを自分が好きな、最新の音楽に変えている人もいらっしゃるでしょう。
ダメとは言いませんが、私自身が面接の電話をかけたときに呼び出し音が音楽だと、社会人としてのマナーに心配を覚えてしまいます。
少なくとも転職活動中は通常の呼び出し音に戻しておいたほうが無難です。
また留守番電話の応答メッセージを自分の声で設定している場合には、「誰から掛かってくるかわからない」ということを意識して、カジュアルな話し方ではなく、マナーある話し方で登録しておきましょう。
たまに家族を持つ人で、自身の子供の声で留守番電話を登録している場合があります。中には留守番電話の設定すらしていない人も多く、何度電話を鳴らしても留守番電話にならないことがあります。
採用担当者がメッセージを残せない状況は時に失礼にあたりますので、メッセージを聞き、折り返しが出来る設定が非常に重要です。
自分で自身の電話に電話をかけることは稀だと思いますが、転職活動中の人は一度自分で自分のスマホに電話をかけてみて留守電設定を確認してみることを強くお勧めします。
ガムをかむな
四つ目は非常に簡単です。「ガムを噛むな」です。
信じられないかもしれませんが、ガムや飴を食べながら電話に出る人がいます。
電話が掛かってきたら、電話に出る前にガムや飴を口から出しておくことをおススメします。
社会人としては当たり前のことであり、ガムだけではなく何か食べ物を口に含んだ状態では絶対に話さない様にしましょう。
面接官の名前と連絡先を最初に確認
最後の重要なポイントは、「面接官の名前と連絡先を最初に確認しておくこと」です。
ここで大切なのが、面接の最後ではなく最初の段階で相手の名前と連絡先を確認することです。
通常の電話では会話の最後に連絡先を聞くことが多いと思ますが、もし電話面接の途中で電波が途切れてしまったり、バッテリーがなくなってしまった場合はすぐにかけ直す必要が出てきます。
ところが電話番号自体を控えていなかったり、着信履歴からコールバックしてみても代表電話に繋がって、誰宛に繋いでもらえば良いのか分からなくなることがあります。
さらに最後に連絡先を聞こうと思っていると、電話面接が非常に盛り上がってしまい、面接の最後で聞くのを忘れてしまうこともあります。
後日、電話面接結果を聞きたい場合や、対面での面接日程調整の連絡をしなければいけない場合にも、担当者の名前と連絡先は必要となります。
電話面接では、最初に相手の名前と連絡先を聞いておくと安心です。
まとめ
この様に、上記5つのポイントをしっかりを意識して電話面接へ臨んでみましょう。
私は電話面接を受ける側もする側も経験していますが、受ける側に立つと非常に緊張した覚えがあります。
ということで、私が採用候補者に電話をかけるときは出来るだけ緊張をほぐすように世間話を混ぜるようにしていますが、それでも候補者が明らかに緊張しているのが電話口から伝わってきます。
しっかりとした面接の準備ができていれば、その緊張を解いてくれるカギとなります。
電話面接はあなたを最初に印象付ける重要な接点となりますので、出来るだけ良い印象を与えられる様な環境作りを心がけてみましょう。
