ビジネス英語 使える英会話表現

【フレーズ集】英語の電話を誰かに取り次ぐ/英語で取引先に電話をかけるときに覚えておきたい表現例!

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英語で電話って英会話に慣れている人でも結構大変。

電話相手の声が遠い、声が小さい、周りがうるさい、などなど、対面のコミュニケーションではあまり発生しないようなトラブルが沢山発生するのが電話での会話です。

英語電話に関する記事はこれまでいくつか書いてきました。

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今回はシチュエーション別に、電話でよく使うフレーズ集を集めてみました。暗記しておいて、パッと使えるようにしたいですね!

英語電話を上司に取り次ぐときのフレーズ集

さてまず上司に電話を取り次ぐシチュエーションです。

秘書業務や営業事務を行なっていると、電話の取り次ぎはとても大事な毎日の仕事。

今は何かとロボット化していて、問い合わせの電話をかけると、正しくオプションを選んで、その問い合わせ内容に精通した担当者と話す必要があります。

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もしまだ代表電話(switchboard、電話交換的な部署ですね)なるものが存在していて、取り次ぎを自由自在にやってくれる部署があると最高なのですけど。

取り次ぎは日本と同じ要領です。誰か宛に電話がかかってきたらやること、

名前と要件の確認、伝言の有無、必要であれば連絡先の確認です。

会話例

あなた:Hello this is (あなたの名前). How may I help you today?

相手:Hello. May I speak to Mr. (ボスの名前)?

上司(Boss)が電話をすぐに取れる場合(available, in his/her office)なら名前と要件の確認だけで良いのですが、他の電話に出ていたり(on another line)席を外していれば(away from his/her desk, out of the office)伝言や相手の連絡先も念のため確認(Confirm)が必要です。

上司がすぐ電話に出られる場合は、相手の名前を聞いて上司につなぎます。

会話例

あなた:May I tell him/her who's calling?

相手:Sure! This is XXX from ABC company. 

あなた:Thank you. One moment please. I’ll put you through.

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「Put you through」は電話をつなぐという定型表現ですので、覚えておきましょう!

それでは上司がすぐに電話に出られない場合はどうすればいいのか?用件を聞かないで取り次いだら上司に嫌がられること間違いありませんので、名前を聞いて、さらに用件を聞きます。

最後に上司のほうからあとで掛けなおしてほしい場合は、相手の電話番号を忘れずに訊きます。

名前と用件のきき方

あなた:I'm sorry but Mr. (ボスの名前) is /not available/away from her(his) desk/on another line/ now. May I ask your name and what this is regarding?

時に怒りの電話などで状況が緊迫して相手が名前を名乗らない、お前と話したくはない、お前のBossと話したいんだよ、という電話がある場合があります。

こういう電話を受けたら胃が痛くなりますが私なら、

相手が名乗らないとき

あなた:I am very sure my Boss/Mr or Ms(ボスの名前)would like to call your name out of courtesy. Otherwise my Boss/Mr or Ms….would be terribly embarrassed.

(私のボスはあなたのお名前を礼儀上お呼びしたいと思うはずです。さもなければ、私のボスはひどく恥をかいてしまいます。)

と言います。変な言い方に聞こえますか?

電話の初めに、相手の名前を呼びかけるのは最低限のマナーなのです。

私のボスとだけ話したいなら、私のボスには恥をかかせるような真似はしないで、という逆説的なアプローチです。

今までのところ、みんな妙に納得してくれ名前を教えてくれました。

さて、無事に名前と用件を聞きだすことが出来れば、後で上司のほうから掛けなおしてほしいかを聞きましょう。相手の電話番号を聞くのを忘れずに。

電話番号を聞く

あなた:Mr (ボスの名前) will be back in about 2 hours. Do you want him/her to call you back?

相手:Yes, that would be great.

あなた:May I ask your phone number please?

 

仕事関係の人に電話をかけるときに使えるフレーズ集

次に仕事関係者(Business Associates)にこちらから電話をかけるシチュエーションです。

基本は時間的な余裕があるかどうかの確認から!

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これは最低限のエチケットでとても重要です。

一方的にまくし立てると(自分がお金を払う立場だから当然今すぐに相手と話す権利がある、とかいう気持ちで)嫌われます。

事の進行が間違いなく遅くなります。

以下のような表現で「今電話して大丈夫ですか?」とお伺いを立てましょう。

今大丈夫?と聞きたいとき

Is this a good time?

Do you have time for a quick chat about….?

Am I interrupting you?

電話の要件を先に伝えると相手も話しやすいので、例えば進捗状況の簡単な連絡を取り合いたい場合には、

用件を伝える

This is touching base.

Is this a good time for a touch base call?

とあらかじめ伝えます。

touch base callとは定期連絡のことです。特に不測の事態が起きたわけではないが、「いつもの連絡だよ」というニュアンスですね。

今は携帯電話で話すことが多いので、地下の駐車場など電波が弱い場所ですとうまく聞き取れないことは日常茶飯事です。

さてそんな時はどうしましょう?

相手の声が聞き取りにくいとき

We have a bad connection.(通信状況が悪いみたい。)

→電波=signal/receptionが悪いね、的なニュアンスです。

Sorry, I didn’t catch what you just said. (君の言った事よく聞こえなかった。)

→Catchは「聞き取る」という意味もあります。

Your voice is breaking up. Could you call me back?(言葉が途切れ途切れに聞こえるよ。かけ直してくれる?)

→break upは、カップルが別れるという意味もありますが、ここでは言葉が途切れるという意味で使っています。

Could you repeat that again?(もう一度言ってくれる?)

→この表現は怒りながら言うと、「おい、もう一度言ってみろ!」的な意味合いにもなります。

We got cut off. (会話が途切れちゃったね。)

→電話がfailed/disconnectedになって、会話が完全に途切れてしまった状態を言っています。

相手またはこちらが通信状況が悪くて、全く会話にならない場合は電波が良いところまで移動して掛けなおしたほうが賢明ですね。

さて、仕事関係者には特に敬意を見せ合うことで、信頼関係を継続する意思を“毎回”見せる必要があります。

前回やったから今回はナシでいいか、はおすすめできません。

欧米でも相手への気遣いは重要なのです。クロージングの挨拶は大切にしましょう。

電話を終わらせるときの表現

ポイント

Thanks for calling.

Anyway… I should let you go/ I should get going. 

Well, it was nice talking with you.

→大事です。たどたどしい英語力で相手との会話を楽しめなくても、最後はこんな感じでしめてください。相手の頭の中には、この言葉が残りますので。

ありがとうの気持ちを確認しつつ、電話を切り上げなきゃ、と伝えたら今後について。

電話を切る前の挨拶

I'll get in touch in a couple of days. (二日のうちには連絡します)

→get in touchはcontact youと同じ意味です。頻繁に使います。

I'll call you back a little later (また後で電話します。)

Talk to you soon. (またすぐ話そう)

最後の最後はこんな感じです。

最後の最後

Take care.

Have a nice/lovely/great day. → You too. Bye.

 

いかがでしたか?電話の会話が上達するコツは慣れです。職場の電話が鳴ったら積極的に応待して場数を踏みましょう!

お役に立ちますように。

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アイリッシュグリーン

アイリッシュグリーン(Irish_Green)

神戸の大学を卒業後、小売、秘書、広報、航空業界に携わる。シンガポール、およびオーストラリア在住歴合わせて10数年。結婚を機にオーストラリアへ移住、現在はオーストラリアと日本を往復する生活を送る。日本ではスローライフ用の自宅をリノベーションしつつ、ビジネス英語に関する情報を執筆中。

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