ビジネス英会話でたくさんの人が困っているのが電話の応対です。
電話で英語を話すのは長く英語圏に暮らしている人でもなかなかレベルが高かったりします。
相手の顔が見えないし、片耳でしか音が聞けないし、そもそも電話の音質があまりクリアではない、周りがうるさいってこともあったりで、電話で英会話するときに不安なことを挙げたらきりがないくらい。
電話でうまく英語が話せるようになるには慣れしかありませんが、電話にまつわる英単語、電話応対でよく使われる英語表現をあらかじめ知っておけば余裕をもって電話に出られます。
電話に関する英単語
まずは基本的な電話にまつわる英単語を挙げてみましょう。
- Mobile phones/cell phones/cellular phone
- Pay phones/public phones
- Landline
- Answering machine/Voicemail
- Area code
電話でよく使う表現を学ぼう！
Pick up the telephone/answer the telephone →「電話に出る」です。
"Can you pick up the telephone please?"→「（電話がかかってきて）電話出てもらえますか？」
Call back/return the call →「電話をかけ直す」です。
"Let me call you back when I figure that out."→「あのことについてわかったら電話掛けなおすよ。」
Dialing the number →「電話をかける」です。
日本語でも電話をかける意味で「ダイアルを回す」と言った時代がありましたが、今の若い人はダイアルなんて言われてもピンと来ないかもしれませんね。
“I'm afraid you’ve dialed the wrong number. Please try again.” →「番号をお間違いのようです。もう一度掛け直してみて下さい」
Busy →「話し中」
回線がふさがっている時はbusyを使います。
“The line is busy.” →「話し中です」 “The line is engaged.” も同じ意味です。
Put you on hold →「保留にする」です。
“ May I put you on hold?” →「保留にして良いですか？」
Hang up →「電話を切る」です。
"He hanged up on me in the middle of the conversation. Can you believe that!?"→「彼ったら会話の最中に電話切ったのよ。信じられる！？」
Put you through →「電話を回す、つなぐ」です。
“ May I speak with ……, please?” →「（…….）とお話しできますか？」
という電話がかかってきた場合、
“ One moment please. I’ll put you through.” →「少々お待ちください、おつなぎします。」
と答えることが出来ます。
では「席を外しています」はどうでしょうか？Unfortunately あたりを枕詞に、
“ Unfortunately, she/he is not available”
“ Unfortunately, she/he is not in her/his office.”
あたりで良いでしょう。
担当者が席を外している場合、やはり伝言があるかどうか聞いてみるのがマナーです。
“ Would you like to leave a message?”→「メッセージを残されたいですか？」
聞けば仕事が増えるのですが、社会人として大事なことです！
“Yes, could you ask her/him to call me back as soon as possible? ”→「ええ、早急に電話をかけ直してくれるよう伝えていただける？」
と言われたら？？
“Certainly. Does she/he have your number?”→「もちろんです。担当は連絡先を存じ上げていますか？」
こう答えてあげましょう。どんどん仕事が増えますが、仕方ありません。
もしあなたがカスタマーサービスや問い合わせ窓口で働いている場合、相手の用件にすべて答えたな、と思ったら最後に
“Is there anything else I can help you with today?”→（他にお手伝いできることありますか？）
と当初の用件以外にも用があるか聞く必要があります。
日本のカスタマーセンターや問い合わせ窓口でも、同じようなことを訊きますよね？
海外ではKPI（key performance indicator 重要業績評価指標 ）が非常に浸透していて、何件、何本案件を特定の時間内に達成するかが重要視されます。
ですので、カスタマーサービスも例外ではなく、電話の時間が短いほど件数をこなせるので良い、とされています。
“Is anything else I can help you today?” と聞いて時間が長くなるのが辛いけれども、聞かなくてはいけない、というジレンマが起きることがあります。
英語を使って海外で問い合わせの電話をかけるときに、そんな背景も頭に入れておくと新しい発見があるかもしれません。
日本でもKPIの概念が導入され始めていますが、まだまだ海外ほど浸透していないので、カスタマーサービスで働いている人からするとありがたいことなのかもしれません。
私は英語で問い合わせの電話をかけた際に、今日の私の対応どうでしたか？と聞かれると、良かったです！と答えるようにしています。
フィードバックに参加していただけますか？と聞かれるとOKです！と答えるようにしています。
KPIの辛さがわかるのと、ポジティブなフィードバックはきちんと担当者の成績として跳ね返るからです。
「次回も良い対応をしてくれる担当者に当たりますように」と願いながら。
とつらつらと書いていたら長くなってしまいました。電話でよく使う表現についてはこのあたりで一区切りにしましょう。
自分の携帯・スマホに誰かから電話がかかってきたらどうする？
さて、英語圏で暮らしていると毎日の生活の中で誰だからわからない人から自分の携帯・スマホに電話がかかってくることがあります。
就職活動でも、住まいを探すときでも、ガス、電気、携帯電話などの契約でも、電話での確認作業を避けて通ることができません。
電話口で契約内容の確認を受けることもあります。
そんなときはどのように応待すればいいのでしょうか？
まず、誰だかよくわからない人から電話がかかってきたら
自分自身の電話に応答するとき、
“Hello,”→「もしもし」
とだけ言いましょう。名乗る必要はありません。
相手がこちらの名前を知っている場合、
"May I speak to .....?"→「．．．さんとお話しできますか？」
と聞いてきますので、この時点で
"This is she/he"→「私ですが」
と言ってもよいでしょう。単純に"Speaking"でも「私です。」という意味になります。
相手が何者であるか名乗れば会話を続ける価値があるか、ただの迷惑電話なのか判断できますが、何も名乗らずに会話を続けてくる場合があります。
誰からの電話かよくわからない時、はっきり聞いて問題ないです。
“ May I ask who’s calling?”/“ Who’s calling, please?”→「どちら様ですか？」
最近では、ちょっと怪しげな電話を受けることもあり、相手は自分を知っている（個人情報が漏れている？）、でもこちらは相手のペースで話をすることに不安がある、そんな場合には毅然と
“ Please identify yourself.”/“ Could you please identify yourself? ”（正体を明かしなさい、的なニュアンスです）
と言います。ちょっと変な気分がしますが、公的な話し方で効果的です。
就職活動をしていると突然電話がかかってきて電話インタビューが始まることがありますので、知らない人から電話がかかってきてもとりあえず出なくてはなりません。
そんな時にきちんと対応できるように、普段からいろんな場面を想定して練習しておくといいでしょう。
以上、電話でよく使う英単語・表現集でした。
電話についてはこちらの記事も参考にしていただけると幸いです。
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