ビジネス英語 使える英会話表現

ビジネス英語でレター!滞在先で受けたおもてなしに対して礼状を書く時に使える例文!

投稿日:02/28/2019 更新日:


英語で礼状を書く時のTipsです。

Irish_Green
気を付けたいこと、例文なども記しましたので、ぜひ参考にしてみてください!

英語で礼状を書くときに気を付けたいこと


ありがとうの気持ちを伝えるために、感謝の手紙を送ることは英語圏でもよくあります。

そういった手紙は英語でcourtesy letter(儀礼的な手紙)と言いますが、courtesy letter(儀礼的な手紙)を書くのはビジネス上の交渉の文書を作成するより、難しく感じることもあるでしょう。

ビジネス上の交渉の文書は、具体的な条件などを提示することになりますが、courtesy letter(儀礼的な手紙)では感謝の気持ちや感じていることを自分でarticulate(はっきり書き出す)する必要があります。

礼状の形式ですが、個人的には封書でちょっとしたギフトを添えて送った方が受け取る先方も嬉しいのでは、と思いますが、実際のビジネスの現場では取り急ぎメールで礼状を送る、ということが多いかもしれません。

もちろん場合によっては、後日ギフトを発送することもあるでしょう。

海外では手書きはカジュアルすぎて良くない、という意見も聞きます。

一般的には、やはりパソコンでタイプして作成し、印刷したレターにSignature(署名)が良いでしょう。

でも私は、高貴な生まれで博士号を持つ女性(病院経営の奥様)から手書きの英文レターを受け取ったことがあります。

驚くほどの達筆なハンドライティング(海外ではとても稀)とハイクオリティな便箋でした。

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教養やセンスに自信のある人は一般的なルールは飛び越えても問題ないのは、古今東西同じなのでしょう。

メールで礼状を送る場合、オススメは肉筆で署名したレターをスキャンするなどしてPDFファイルに保存して、添付ファイルで送信する方法です。

I hope this email finds you well.

といった挨拶から入り、

Please find the document as attached/Please find the letter as attached.

と相手に添付ファイルを見るように促します。

英語でお礼の手紙を送る・書き出しはどうする?


さて添付ファイルに使う本題のcourtesy letter(儀礼的な手紙)の礼状です。

今はレター作成が簡単にできるフォーマットがあちこちありますので、基本的な体裁はフォーマットにそえば問題ないでしょう。

日付、相手の名前と住所を書いてスタートです。

日付はイギリス式(日/月/年)、アメリカ式(月/日/年)の書き方のどちらか選んでいただき、混乱を避けるため月は決して数字にせず、例えばAugustと具体的に書き出すのがオススメです。

さて書き出しから、

礼状の書き出し・例文

Dear Mr/Ms….,

I am writing a letter to you to express my sincere appreciation. In particular how much meticulous care you and your colleagues showed me while I was staying in your country.

色々な書き出しがありますが、ビジネス上のcourtesy letter(儀礼的な手紙)で特に天気や季節の移り変わりについて書く必要はないでしょう。

忙しい人は“Time is money.”と思っていますので、要件に即入って問題ありません。

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私は、外国企業と取引する場合には、些細な誤解さえも避けるためストレートな文章が最適だと考えています。

礼状の書き出し・例文和訳

「私の心からの感謝をお伝えしたく手紙を書いております。」

「特に、滞在している間に、貴殿や部下の方が見せてくださった私に対する細心の心遣いに対してです。」

アメリカではmeticulous(注意深い)を"ちょっと細かすぎる"と、ネガティブな意味に捉えることもあると辞書にはありますが、イギリス英語の世界ではポジティブです。

この辺りは相手国の事情を考えて、ご自身でアレンジされると良いでしょう。

続けて少し掘り下げましょう。

礼状の例文

I wish to thank you very much for your kind consideration of my needs.

It was indeed a great privilege for me to be invited by your company and meet you and your team.

「私のニーズに寛大な配慮をしていただき心よりお礼を申し上げます。」

「御社からご招待を受け、貴殿やチームの皆さんにお目にかかれて、大変光栄でした。」

いかがでしょうか?とても基本的な文章にしていますので、状況に合わせて簡単にアレンジができますよ。

ビジネスの現場では特権、あるいは光栄を意味するprivilegegreat honourは本当によく使用されますので、ぜひ心がけて使ってみてください。

英語の世界では謙譲語に相当するものはない、と言われますが、privilegegreat honourを強調することで、自分自身を低めに表現することができます。

つまり自分を下げる=相手を上げて、相手への敬意を表す効果を演出できるのです。

まさに、日本語で言うところの謙譲語ですね。

 

英語でお礼の手紙を送る・締めの挨拶は??


クロージングですが、

英語礼状・締めの挨拶

Your well-organised team impressed me very deeply and I hope that our relationship will get stronger.

Yours sincerely,

「貴殿の非常に組織化されたチームに深く感銘を受けました。我々の関係がさらに強化されることを願っています。
敬具、」

とまとめてみました。

お役に立ちますことを祈って!

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アイリッシュグリーン

アイリッシュグリーン(Irish_Green)

神戸の大学を卒業後、小売、秘書、広報、航空業界に携わる。シンガポール、およびオーストラリア在住歴合わせて10数年。結婚を機にオーストラリアへ移住、現在はオーストラリアと日本を往復する生活を送る。日本ではスローライフ用の自宅をリノベーションしつつ、ビジネス英語に関する情報を執筆中。

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