ビジネス英語 使える英会話表現

英語メールでチームに呼びかけ!メールの書き出しと締めはどうやって書く?

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英語でメールのシチュエーションです。

皆さんの中には、イングリッシュスピーカーとチームを組んでお仕事をされている方がたくさんいらっしゃると思います。

もうチームリーダーとしてイングリッシュスピーカーたちを率いている方もいらっしゃることでしょう。

今日はチームのみんなに、あるいは広義で所属する会社のみんなに、あなたからsolution(解決法)assistance(助け)を求めるメールを出す方法についてお話しします。

英語メールでチームのみんなにアイディアを募ってみよう!


外国企業では採用にあたって、problem solving ability(問題解決能力)Job description (職務内容)selection criteria(選考基準)に明記しており、重視していることが多いです。

Irish_Green
外国企業は、“Prove It!” カルチャーだと私は思います。

日本人的に気恥ずかしくなるようなプレゼンをしても外国企業では大らかに受け止めてくれますが、その一方で口にしたら実践して証明する必要があります。

ですから、役付きのあなたから「何かいいアイディアない?」と提案を募るメールを受け取ったチームメンバーは、これをプレゼンに活かせる絶好の好機と捉えて、たくさんのレスポンスがあるかもしれません。

あなたが役付きでなくても、あなたと会社やチーム内で生き抜くためにrelationship(関係)を築く価値があると思うメンバーはレスポンスをくれることでしょう。

さて、メールの書き方に100%正解はありませんが、あなたの置かれている状況に応じてピンとくる表現を選んでください。

英語メールの書き出しはどうやって書く?

まずは書き出しから。

なんて呼びかけましょうか?これはイングリッシュスピーカーも悩むところなのですよ。

  • Hi All,

よく見かけます。メールを送るみんなとすでによく知り合っている場合に良いですね。カジュアルな状況でよく使われます。

  • Dear All,

よく見かけますね。簡潔で状況を的確に表現しているので使い勝手が良いかと思います。Hi All, よりもう少しフォーマルな感じです。

  • Dear Associates,

少し格調高くなりますね。associateは共通の目的や事業に携わる仲間のことです。

同僚的な意味もありますが、必ずしも同じ会社に働いている必要はありません。初対面の場で“This is my business associate.”という具合に簡単に関係性を紹介するときにも使われます。

  • To whom it may concern,

あなたが特に誰と特定できない相手にメールを送る場合には良いかもしれません。関係各所に連絡をするようなイメージですね。

  • Dear Sir(s) and Madam(s),

よく使われますね。人数や性別に応じてアレンジもできます。50年以上前に発行された英語のマニュアル本などをみますと、Dear Sirs, だけですから!時代ですね。

また最近は性別を明らかにするなんて差別だ、という強い意識を持っている人たちもいるので、心当たりがある場合には、Dear All,でも良いかと思います。

Irish_Green
私個人的には、Dear Sir(s) and Madam(s),がしっくりくる派です。

書き出しが決まれば、あとは案件を述べて、現在こんな状況です、こういう改善をしたいけれど誰か良い知恵はある?というメールの内容を組み立てます。

英語メールの締めくくりはどう書く?

さてメールの締めくくりです。どうやってsign off しましょう?

  • Any help would be greatly appreciated.

気合が感じられ良いですね。appreciateはビジネスの現場ではとにかくよく使います。

appreciateなしではビジネスメールもビジネスレターも進まないです。もともと価値を認める、ありがたく感謝する、良さを味わうなどの意味があります。

受け身でよく使われまして、どんな(些細な)助けも非常に価値を認められます、ありがたく感謝されます、だからどうぞよろしく、というimplication(ほのめかし、含意)があります。

  • Any and all help would be appreciated.

上記と同じような表現ですが、もう少し大人しめ、人によっては気が利いていると受けがいいこともあります。

Any and all と強調することでいただいたアドバイス全部一粒もらさず価値がある、のような意味になります。

わざとらしいと思われるか、気が利いていると思われるかは好みの問題です。

実際のところ、Any helpで十分意味は伝わりますが。

  • Much appreciated.

この表現は、Thank you.の代わりに使用する人がいます。

イングリッシュスピーカー間でも議論のあるところでcompliance(追従)を求められているような表現だとかpassive(消極的)な表現だという人もいます。

会話で“Much appreicated.” と言われた時に、なぜ “I appreciate it very much. Thank you” と言わないのかな、と思いますね。

Irish_Green
簡潔に収まるということと、また最低限の感謝は示すけれども、“I”を抜かすことで貸し借りをニュートラルにしたいという表現スタイルかな、と個人的に思います。

そんなの、単に日常会話でよく使う口語だよ、と考える人もいるようです。私はストンとうまく自分の中に入ってこない言葉は、使いこなせないので使用を避ける派です。

いかがでしょうか?お役に立ちますことを願って!

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アイリッシュグリーン

アイリッシュグリーン(Irish_Green)

神戸の大学を卒業後、小売、秘書、広報、航空業界に携わる。シンガポール、およびオーストラリア在住歴合わせて10数年。結婚を機にオーストラリアへ移住、現在はオーストラリアと日本を往復する生活を送る。日本ではスローライフ用の自宅をリノベーションしつつ、ビジネス英語に関する情報を執筆中。

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