社会人の勉強

すぐできる!タイムマネジメントスキルを身につける7つのコツ

投稿日:


納期まで時間がない!やってもやっても仕事が終わらない!気づけば毎晩残業の日々・・・なんてことはありませんか?

それってもしかして、仕事量が多いだけじゃなく効率が悪いからかもしれません。

タイムマネジメントは忙しい現代人にとって必須のスキル。

少し意識するだけで仕事の効率が格段に上がります。

私も以前は仕事が終わらず夜9時10時まで残っていましたが、タイムマネジメントを意識しだしてからは定時上がりができるようになりました。

仕事が早く終われば自分の時間も増えますので、私生活も充実し、さらにそれが良い循環を生んで仕事のクオリティーも上がります。

タイムマネジメントなんていうと大それた言い方に聞こえますが、ようは「時間管理」。

何も特別なスキルではありません。

誰でもできることを積み重ねるだけで時間に余裕ができます。

今回は私の経験をもとに「すぐに身につくタイムマネジメントスキル」をご紹介します。

タイムマネジメントが出来ない人を見て思うこと

タイムマネジメントスキルをご紹介する前に、私の会社にいる「時間管理ができない後輩」について話したいと思います。

人のふり見て我がふり直せ、ではないですけど、私はこの後輩を見て「もっと有効に時間を使おう!」と思い始めました。

彼は非常に真面目に仕事をする人でしたが、どうも目の前の仕事しか見えないタイプのようでした。

物事を効率よく進めるには俯瞰(ふかん)する能力が必要になりますが、彼にはその能力が極端に欠けていました。

例えばAとBとCという仕事が順番に降ってきて、AとCは実は一度に済ませられるのに、A→B→Cという順番でしか仕事を進められないといった具合です。

そういったことが積み重なって時間を食い、結局毎日残業をしていました。

タイムマネジメントができない!と思っている人、実は目の前の仕事ばかりに気を取られていませんか?

全体像を把握すると(俯瞰的にみる)、効率よく作業を進められる道が見つかるかもしれませんよ!

 

タイムマネジメントスキルを身に付ける7つのコツ

それではさっそく、すぐに身につくタイムマネジメントスキルをご紹介しましょう!

やるべきことを書き出す

まず目の前の仕事はいったん置いておいて、今自分がやるべき仕事を書き出しましょう。

プレゼン資料作成、アポ取り、提案書印刷、経費申請など・・・どんな小さなことでも、とにかく思いついた「あれやらなきゃ」を書き出します。

期日があるものは隣に合わせて書き足しましょう。

書き出してみると、今抱えている仕事の全体像が見えてきます!
 

やらないことを決める

書き出したやるべきことの中に、やらなくてもいいものはありませんか?

数ヶ月前から目についてはやらなきゃなーと思いつつやれていないこと、惰性で続けているけど本当は必要ないこと。

そういった「別にやらなくてもいいことに」の上から取り消し線を引きましょう。

あれやらなきゃと思うたびに作業が中断されるので、いっそやらないと決めた方がいいこともあります。

1日は24時間しかありません。

どうしてもやらなければいけないことに時間を割いて、あとはバッサリと捨ててしまうのも一つの手です。
 

重要度・作業時間を見極める

残ったやるべきことの中で、作業時間が短いものをとりあえず先に済ませてしまいます。

経費申請やアポ取りなんか3分で済みます。

ちゃっちゃと終わらせてやるべきリストにチェックを入れていきましょう!

調子が上がってくると資料作成などの重たい作業も、テンポよく進めることができます。
 

面倒な電話はすぐにする

面倒な客先や内容のよくない連絡はついつい後回しにしがちですが、結局いつかはやらないといけないこと。

やらなきゃ、と思ったらすぐに受話さき器を取りましょう。

電話しなきゃな、嫌だなと思っている時間が無駄です。

それに経験上、後回しにするより早く連絡した方がいい結果に終わることが多いです。
 

メールは新しいものから読む

これ、結構重要です!

休み明けにパソコンを開くと、仕事用の受信メールが何十件と溜まっていたりしますよね。

まずは古いものから...とやっている人が多いと思いますが、おすすめなのは最新のものから読むこと。

古いものから読むと、実は後から「先ほどのメール内容の訂正です!」というメールが来ていたりして二度手間になるので、先に新しいものを読んだ方がタイムマネジメント的に効率よく仕事を進められます。
 

長文メールを書かない

スクロールするほどの長文メールを送る人はたいてい仕事ができません。

要点を抑えればスクロールをしなくても一画面に収まるはず。

そもそも長文を打つ時間がもったいない。

長くなるようなら、あらかじめ相手に電話か直接会って伝えるのもタイムマネジメントのスキルのうちです。

ちなみに英語のメールでは、結論を先に書きます。

例えば相手とアポを取りたいなら、最初に「私はあなたとアポを取りたい」と書きます。

そのあと、つらつらとアポを取りたい理由、会って話したいことを書いていきます。

忙しい人はメールの最初の3行くらいしか読まないので、最初に結論を書いてしまうというメール術は使えます。(※ただし、日本語だとメールの最初は時候の挨拶から始めろ!というビジネスマナーがあるので注意。)
 

デスク周り・フォルダを整頓する

整理整頓はタイムマネジメントに直結します。

人は一日10分、年間150時間も探し物に費やしているというデータがあります。

150時間あればどれだけの仕事が終わらせられるでしょうか。

探し物は時間の無駄!無駄を防ぐには整理整頓から。

自分だけでなく、誰が見ても一目瞭然の整頓を心がけましょう。

 

まとめ

すぐに身につくタイミングスキル、いかがでしたでしょうか?

7つのどれも今日から始められるものばかりだったかと思います。

大事なことは自分の仕事を俯瞰して把握しておくこと。あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと後から思い出すようでは仕事に追われてしまいます。

今日はここからここまで終わらせて就業15分前には明日の準備をする、というように、自分で仕事と時間をコントロールしましょう。

そうすれば、自然とタイムマネジメントのスキルも身についていきますよ!

 

 

  • この記事を書いた人
  • 最新記事
MENLO

MENLO

TOEICは独学で800点を超えたけど、英会話が全くできなかった30代中堅サラリーマン。英語コーチングスクールに通って猛勉強したのを機に、さらに英語力に磨きをかけてキャリアアップのための転職を目論む。

-社会人の勉強
-

Copyright© 本気のビジネス英会話 , 2019 All Rights Reserved.