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ビジネス英語で電話対応は定型表現を丸暗記すれば意外と簡単!まずはこれだけ10例文!

投稿日:11/09/2018 更新日:

突然かかって来た英語の電話にうっかり出てしまったものの、相手が何を言っているのか聞き取れず困った経験はありませんか?

電話って日本語でも音質が悪いと相手が何言ってるかわからないってこと多いですよね。ましてやそれが英語となると...。

私も以前、職場で海外の会社からかかってきた電話を受けたことがあります。

当然相手が何を言っているのか全くわからず、かろうじて聞き取れた営業部の社員の名前を頼りに電話を回しました・・・。

わからなかったとはいえ、取引先に対して大変失礼な対応をしてしまったと思います。

海外と取引のある部署にいるなら、ビジネス英語の電話対応は覚えておいて損はありません。

英語が得意な社員に任しておけば大丈夫!と思っていても、その社員の不在時や手が塞がってるときに自分に回ってこないとも言い切れません。

そんなときビジネス英語を覚えておけば、安心して電話対応をすることができます。

この記事では、「ビジネス英語の電話対応フレーズ」をご紹介します。

とりあえずこれだけ覚えておけば何とかなる!電話対応のビジネス英語表現

表情が見える面と向かってのコミュニケーションと違い、英語を使って電話で意思疎通するのはなかなか大変です。

以下に挙げる定型表現を覚えてしまって、まずは落ち着くようにしましょう。
 
(1)"Hello. ABC company. 〇〇 speaking."
電話を受けたらまずは「もしもし、ABC会社の〇〇です。」と社名とあなたの名前を告げます。

この場合のHelloは、日本語で言うところのもしもしにあたります。

Helloの部分を、"Good morning."や"Good afternoon."など、時間によって言い換えてももちろん構いません。
 
(2) "How can I help you?"
挨拶のあとは「どのようなご用件でしょうか?」と付け加えることで、相手が話し出しやすくなります。
 
(3) "May I have your name?"
こちらが名乗ったあと、相手が"Hello. I'm □□ from XYZ company."と返すことが多いですが、名乗らず用件だけだった場合に使える「どちら様でしょうか?」という英語表現です。

相手の名前を書きとる場合は、スペルアウトしてもらうと確実です。その場合は

"How do you spell your name?(company)"

と聞きます。英語ネイティブは多くの場合、スペルを説明するときに人の名前を使います。

例えばToyotaという会社を説明するとき、

"It's T as in Tom, O as in Oliver...."

という具合です。これは自分の名前をスペルアウトするときにも役立つので、自分の名前のスペリングを誰でもわかる簡単な単語で説明できるようにしておきましょう。

例"My name is Takuya. T as in Tom, A as in Amy, K as in Ken...."といった具合です。

名前が思い浮かばなかったら、AppleやKeyやYellowなどシンプルな名詞で説明すれば大抵わかってくれます。

 
(4) "I'll put you through."
"May I talk to △△?"「△△さんをお願いします」と言われた場合の、「お繋ぎします」の表現です。
 
(5) "I'm sorry, he/she is away from his/her desk."
担当者が席を外している場合の、「すみません、席を外しております。」の表現です。
 
(6) "I'm sorry, he/she is out right now."
担当者が外出中の「すみません、外出中です。」の表現です。
 
(7) "He/She will be back in an hour."
担当者の戻り時間がわかる場合は、「一時間で戻ります。」など具体的に伝えるとより親切です。

相手に聞かれたけどわからない場合は、"I'm not sure when he/she is back."と言えば「戻り時間がわかりません。」という意味になります。
 
(8) "Would you like to leave a message?"
緊急の様子であれば「伝言を承りましょうか?」と聞いてもいいかもしれません。

ただし、これを聞くとメッセージを託されるので、リスニングに自信がある人向けのオプションです。
 
(9) "I'll ask him/her to call you back later."
戻り時間がわからないい場合の、「かけ直すようお伝えします」の表現です。

その場合はきちんと"May I have your phone number please?"「電話番号をいただけますか?」と聞くようにしましょう。

 
(10) "Thank you for calling."
最後は「お電話ありがとうございました。」で締めくくります。

"Have a nice day!"「よい一日を!」や"Bye!"などを最後に付け加えてもいいでしょう。

 

まとめ

ビジネス英語の電話対応はだれでも緊張するものです。

緊張する一つ目の理由は「英語が聞き取れないから」。

英語は母国語じゃない言語なのに、電話を通すとさらに声がくぐもったり途切れたりして聞き取りづらいですよね。

でも大丈夫です!日本語と同じで、電話を受ける場合のやりとりは定番化しています。

たぶんこういうことを言うだろう、とあらかじめ身構えておけば、意外とすんなり理解できます。

二つ目は「わかっても何を言えばいいかわからないから」。

なんとなく相手の言ってることはわかるけど、どう返せばいいのかわからないから英語の電話に怖気付くのはわかります。

私もそうでした。

でも聞き取れたなら、あとは返事を暗記すれば大丈夫!この記事ではなるべく簡単で覚えやすい例文を紹介しましたので、ぜひ参考にしてください。

日本語と英語、言語は違えど電話対応の流れは同じです。名乗って、用件を聞き、担当者がいれば取り次ぎ、いなければ伝言や折り返しなど対応を考える。

ここでご紹介した10個の英語表現を覚えて、相手がなんと言ってくるかを予想すれば落ち着いて電話対応に望むことができますよ!

まずは一つずつ、次に海外からの電話が来たとき使えるよう頑張りましょう。

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TOEICは独学で800点を超えたけど、英会話が全くできなかった30代中堅サラリーマン。英語コーチングスクールに通って猛勉強したのを機に、さらに英語力に磨きをかけてキャリアップのための転職を目論む。

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