ビジネス英語 使える英会話表現

英語で初めての問い合わせの電話にチャレンジ!心がけたいマナーと使える表現集!

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Irish_Green
今日は英語で電話を使って問い合わせをするときの表現、心がけたいマナーについてお話しします。

私はオーストラリアに住んでいるので、英語のスペルはイギリス表記です。

アメリカ表記と若干異なりますのでご了承ください。

ちなみに「問い合わせる」は

問い合わせる

make inquiries

です。

それでは早速、英語での電話問い合わせにチャレンジしてみましょう!

英語で電話をかけるときに大切な心構え

 

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イングリッシュスピーカーに問い合わせの電話をするときに、皆さんは何を心がけていますか?どうやって会話をスタートさせますか?会話をリードをするのは誰でしょう?

電話での英会話でとても大切なのは、”You are rude, aren’t you?” (あなたって無礼よね!)と相手に思わせないように”気遣い”を声を通して心がけることです。

電話は顔が見えませんが、声から表情って伝わるものです。

そんなの日本でも当たり前だよ、と思われるかもしれません。

ところが日本では相手からの気遣いを期待していることが多いので、意外と見落としがちな点です。

特に電話問い合わせをする時って「こちら=お客様、相手=お店・会社」という場合が多いです。

お客様は神様です。という言葉を鵜呑みにして、つい横柄な態度を取ってしまうことってありませんか?

電話口で英語を話すということで緊張しているかもしれませんが、日本語でも英語でも、出来るだけ丁寧に対応するというのは基本中の基本。

電話をかけたあなたから、電話に出た担当者に向かってよい信頼関係を築く働きかけをどんどんする必要があります(必要な情報にスムーズにアクセスしたいのはあなただからです)。

英語での電話問い合わせ・「まずは名前と挨拶」

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さて、ここからは英語での電話問い合わせがどういう流れで進むのか、実際の会話例を見ながらご説明しましょう。

電話に出た担当者の方は自分の名前(ファーストネーム)を名乗ります。

100%の確率で名乗りますので、ぜひ頑張って聞き取ってみてください。

電話用に短めの認識しやすい名前を用意していることが多いので、ぜひチャレンジを。

相手:”(名前)speaking. How can I help you today?”

と電話に出ることが多いでしょう。

”How can I help you today?”

はいわゆる御用聞きの定型表現です。

今日はどうされましたか?的なオープニングトークです。

ビジネスの現場では、英語はとにかくどこの国の人でも話していますので、電話に出た担当者がアメリカ的な名前でないことは当たり前のようにあります。

トムとかナンシーとか日本人にもなじみのある名前なら聞き取れるかもしれませんが、1度聞いただけでは

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わからない!何それ!

という名前が星の数ほどあります。

ここがまずは頑張りどころです。もし少ししか聞き取れなかったら?

あなた: ”Are you …..?”

と聞き返して全く問題ありません。

かえって、名前を呼ぶ気があるのだとポジティブに捉えてくれます。

例えば担当者の名前がAmandaさんだった場合、

相手:”Amanda.”

とハッキリ分かりやすく伝えようと話してくれます。

そこで

あなた:”Ah, Amanda. Thank you. This is (あなたの名前)speaking. How are you today Amanda?”

英語圏の場合、相手もファーストネームを名乗っているので(あなたの名前)は通常ファーストネームを使います。

”Thank you”がなくてもOKです。”This is”を飛ばしても全く問題ありません。

大事なことは、相手の名前を呼びかけつつ、ご機嫌伺いをしている点です。

名前の呼びかけと今日の調子はどう?と聞くことは相手との信頼関係を築くうえで必須です。

相手:”Very well. Thank you.”

相手の返事はこの程度の短い返信の場合がほとんどです。

稀にちょっと忙しくて疲れているのよとか、おしゃべりしてみたい担当者の方がいるかもしれません。ただ初めての問い合わせの場合は、とても稀です。

万が一、

相手:”How are You?”

と聞き返されたら、

あなた:”Likewise” (同じような感じ)

と短く返答でOKです。

 

英語での電話問い合わせ・「本題とお礼」

さて基本的なオープニングのご挨拶がすんで、無礼な客ではないはず、という安心感が相手の中に生まれつつある中で、一番の目的である問い合わせです。

あなた:”Now I have a problem here. But I think you can help me”

今問題があってね、でもあなたなら助けてくれると思ってるんだ、という感じです。

この表現は、「私の話し相手はきちんとトレーニングを受け、問い合わせをしているサービスに精通しているに人だよね」との期待感、を伝えています。

なんとか要件を伝え、必要だった情報が手に入り問題が解決したら、クロージングのご挨拶です。

あなた:”Yeah, It worked. This is what I wanted to know today. Thank you very much Amanda. You are definitely helpful. Have a lovely day.”

(いや、なんとかなったよ。これが今日知りたかったことなんだ。本当にありがとう、アマンダ。君は本当に助けになったよ。素敵な1日を!)

まとめ

いかがでしたか?

今回はコールセンターのような代表番号にかけているシチュエーション設定にしてみました。

もし個人の電話番号にかける場合、例えば不動産屋さんの営業マンなどですね。

必ず、”Is this good time to talk?” (話してていいタイミング?)と聞いてみると良いですよ。

相手は一応の礼儀で忙しくてもとにかく電話に出ている場合があります。

相手は話す時間が実はないかも、という気遣いをしているよ、というデモンストレーションです。

お役に立てますことを願って!

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アイリッシュグリーン(Irish_Green)

神戸の大学を卒業後、小売、秘書、広報、航空業界に携わる。シンガポール、およびオーストラリア在住歴合わせて10数年。結婚を機にオーストラリアへ移住、現在はオーストラリアと日本を往復する生活を送る。日本ではスローライフ用の自宅をリノベーションしつつ、ビジネス英語に関する情報を執筆中。

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